תכנית עסקית – איך בונים את התכנית הטובה ביותר לעסק שלכם

תכנית עסקית היא אחת מאבני הדרך החשובות ביותר בבניית העסק. תכנית טובה תנווט את הדרך הנכונה עבור העסק מיום הקמתו תוך ביצוע השינויים הנדרשים לאורך השנים בהתאם למה שקורה בו. לסקירה מקיפה בנושא פתיחה של עסק חדש ראה מאמר – עלות פתיחת עסק המדריך המקיף 2023.

תכנית עסקית עוטפת בתוכה את כל ההתנהלות הצפויה בעסק על כל רבדיו, כולל מימון פיננסי, הכנסות, הוצאות, תהליכי עבודה, מכירות ועוד. בשורה התחתונה המסקנה בתום עריכת התכנית העסקית היא אם המיזם הוא כלכלי ורווחי וכדאי להקים ולהוביל אותו, או מדובר במיזם שקיים סיכוי רב שייכשל ולכן עדיף לא להתניע. תכנית עסקית שערוכה כראוי נותנת מבט על והכוונה על כל מה שיקרה בעסק, היא גם מגדירה את האסטרטגיה היעילה ביותר כדי לתכנן ולהפעיל את העסק למען הצלחתו.

התכנית העסקית בנויה מכמה פרקים מהותיים:

תחום העיסוק

מידע על הפעילות העסקית המתוכננת, שירות לקוחות, ייצור פריטים, שיווק עצמי של המוצרים, מכירת המוצרים לקמעונאים או לקהל הרחב בחנויות, באתר אינטרנט וכו'. העלויות הנלוות למהלך זה, כוח אדם, קווי ייצור, אריזה, אחסון במחסנים של החברה או במחסנים חיצוניים, הובלה, הפצה, פרסום, מיתוג עמלות על מכירות, שירות וכל עלות נוספת התואמת ספציפית את קידומו של המוצר.

תיאור של המבנה הארגוני של העסק, חברה, עוסק מורשה או שותפות. מי ינהל את החברה, אילו פונקציות מקצועיות יהיו בעלי תפקידי מפתח בשורות הניהול. לדוגמה מהנדסים מתכנתים או אנשי שיווק בהתאם לאופיו של העסק. מידע על התכנון השיווקי, צורת ההתנהלות השיווקית שנבחרה, היתרונות השיווקיים של עסק זה מול מתחריו כמו לדוגמה אם יש ברשות העסק פטנט שהומצא או נגישות וקרבה לקהל היעד, דבר שיגרור כפי הנראה מכירות מרובות.

מידע על כוח האדם, כמה שכירים יהיו ובאילו רמות שכר, כמה תפקידים יש לאייש, אם יועסקו גם פרילנסים מה תהיה העלות הכוללת של השכר החודשי לכל העובדים, כולל עלויות מעביד ולכל הפרילנסים שיעבדו בריטיינר, קבוע כך שאפשר ליצור אומדן של העלויות שלהם. יפורטו סך העלויות הצפויות בעת תחילת הפעילות בעסק וסך העלויות הצפויות בהמשך הדרך אם קיים צפי להרחבת מעגל העובדים או לצמצומו.

כדי להיערך כראוי לתחילת הפעילות העסקית חשוב מאד לבצע מחקרי שוק בנישה בה אמור העסק לפעול. מה מוכרים המתחרים, באילו מחירים, מהו נתח השוק בישראל ובעולם, אילו מהמוצרים הוא המוביל במכירות, מה היקף המכירות באופציית on line  וכמה הן ב – off line  , מהו היתרון של הפריט שלכם מול המתחרים בנראות, במחיר ובנוחות השימוש. בהתאם למידע זה תיבנה הטקטיקה הנכונה לביצוע מכירות בקנה מידה נרחב ולהקטנת השפעתם של המתחרים. אם על ידי מכירות באמצעות אתר אינטרנט סוחף, או לחילופין בדוכנים או בחנויות בקניונים ובמרכזי הערים.

מכירות וניהול השיווק

הגדרת קהל המטרה, אופן ההגעה אליו וכל הדרכים שיובילו למכירות בפועל. התכנית היא ארוכת טווח לשלש עד חמש שנים ולכן המהלכים השיווקיים נבנים ומתפתחים משנה לשנה .

מימון הפעילות השוטפת של העסק

על פי התכנית העסקית אפשר לאמוד את הצרכים הכספיים של העסק מיום הקמתו. ההוצאות החודשיות הן קבועות וכוללות שכר, שכר דירה, הוצאות אחזקה ועוד. בנוסף לכך קיימות הוצאות משתנות שהן נקודתיות ותלויות בפעילות העסקית. הוצאות ראשוניות עבור רכישת רכבים, ציוד וכל הנדרש כדי להניע את העסק והוצאות נוספות על פי צורך כמו מחשוב, ציוד קצה, משאית וכו' על פי סוג הפעילות.

לצורך מימון מלוא הפעילות של העסק, מבקשים העסקים הלוואות מהקרן לעסקים בערבות מדינה או מגורמים בנקאיים / חוץ בנקאיים. התחשיב הפיננסי כולל מצד אחד את ההוצאות ומצד שני את הצפי הריאלי של ההכנסות, שעל פי התכנית יוזרמו לעסק.

סיכום מנהלים

סיכום מתומצת של כל הסעיפים שהופיעו בתכנית, עיסוקה המרכזי של החברה, שמהן הסיבות שבגללן אתם חשים כי המיזם יהיה מוצלח, הסיכויים מול הסיכונים . מידע על הפריט שאותו אתם מעוניינים לשווק, קהל היעד, המבנה הארגוני של החברה והנהלתה. פירוט התכניות האסטרטגיות שנבנו כדי ליצור בסיס כלכלי רחב ויציב לעסק . אמצעי המימון שהחברה תיעזר בהם כמו הלוואה בערבות מדינה, הלוואה ממקור חוץ בנקאי וכו'.

חברות כלכליות העורכות תכניות עסקיות

יועצים כלכליים בעלי ידע רב בתחום עריכת תכניות עסקיות מציעים את שירותיהם המקצועיים . כדאי מאד להיעזר בשירותיהם כיוון שיש להם ניסיון רב. הם יודעים לכמת כל צורך וכל סעיף לסכומים כספיים העושים סדר במכלול הנושאים הקשורים להפעלת העסק ולהרצתו בתחילת המסלול ולאורכו. החשיבה של היועצים נובעת מהעובדה שהם ערכו כבר אין ספור תכניות, הם מסתמכים על נתונים מוצקים ועל סטטיסטיקות שונות של עסקים בתחומים זהים או דומים, כדי לבצע הערכות שיהיו קרובות ככל האפשר למציאות.

הבסיס לעריכת התכנית העסקית הוא ראיית הנולד, הקשבה לתכניות ולחשיבה של הלקוח ומתוך כל המידע הזה, לשלוף את המסלול האופטימלי והנתונים המתאימים ביותר, לצורך הקמת עסק מצליח מיום הקמתו תוך ביצוע מינוף עסקי בהמשך הדרך. קיימות הוצאות שערכן ידוע כמו שכר דירה, שכר עובדים ואחזקת העסק אך חשוב לחזות עד כמה שניתן גם את ההוצאות הלא צפויות, וכך לא יהיו הפתעות שיצרו מצבים פיננסיים בעייתיים לעסק.

התכנית העסקית כוללת כמה דוחות אקוטיים הנחוצים לפעילותו של העסק.

• עץ עלויות – הכולל את כל המרכיבים היוצרים את המוצר המוגמר, לא שוכחים בדרך אף פרט. מסכמים הכול יחד, ייצור, אריזה, שינוע, שילוח וכו' כדי לדעת אחת ולתמיד את העלות בפועל של כל מוצר. לאחר שהנתון הבסיסי קיים, אפשר להחליט על מכפיל הרווח תוך התחשבות במחיר המכירה של המוצר המקביל הקיים אצל המתחרים כך שהמוצר שלנו לא יהיה יקר יותר אלא במחיר אטרקטיבי.
• תזרים מזומנים – מכינים כמה דוחות של תזרים מזומנים בכמה תרחישים על פי ההסתברות . הנתונים הלא ידועים הם ההכנסות בעקבות המכירות ולכן נותנים בעמודת ההכנסות כמה אופציות כדי לראות את מצבו הפיננסי של העסק בהתאם לאופציות השונות כדי להיערך בהתאם.
• נתוני המכירות משפיעים באופן ישיר על מצבה הכספי של החברה. בתכנית העסקית מכינים דוחות רווח והפסד לכל יחידת רווח בעסק . נתוני ההצלחה או אי ההצלחה של שיטות המכירה יופיעו בדוחות בסעיף ההכנסות וכל יחידת רווח תושפע לכאן או לכאן מהנתון המסחרי.

הכנת תכנית עסקית היא עבודה מאתגרת הטומנת בתוכה אחריות רבה כלפי בעלי העסק כיוון שהיא תשפיע באופן ישיר על פועלם . החשיבה של המומחים היא אנליטית, הגיונית וריאלית. חשיבה שגויה ולא מעמיקה, עלולה ליצור מצב בלתי הפיך וכישלון לעסק.

ראה מאמר תכנית עסקית לדוגמה ותכנית עסקית למסעדה

תפקידה של התכנית העסקית בניהול השוטף של העסק

העבודה השוטפת בעסק מושתתת על שלבי העבודה הרשומים בתכנית העסקית. זו הסיבה שבונים כל אחת מהפעילויות ברבדים השונים על פי מה שנקבע בתכנית העסקית. בכל פרק זמן נבחן המצב הנתון של העסק מול התכנית העסקית ונבדקים הפערים. מה הם ההבדלים וממה הם נובעים. ניתוח הנתונים בזמן אמת מאפשר את ביצועם של תכניות חלופיות כדי להיטיב את מצבו של העסק.

ביצוע שינויים תוך כדי תנועה

אם לדוגמה ההוצאות בפועל על שכר הן בשיעור גבוה באופן משמעותי מהרשום בתכנית, יש לבחון באופן יסודי את האפשרות של צמצום כוח האדם במחלקות מסוימות. במקרים רבים קיימת אבטלה סמויה בנישה זו או אחרת ולכן אפשר לצמצם בה את העובדים או את כמות שעות העבודה וכך ליצור הקטנה של העלויות והגעה לסכומים הקרובים יותר לסכומים שנרשמו בתכנית העסקית. התכנית העסקית היא למעשה הסמן הימני בכל התחומים ועל פיו תהיה תזוזה או יחולו השינויים המתבקשים, בכל פעם שיש שוני מהותי בין הנתונים האמתיים לנתונים שנצפו בעת הכנת התכנית. מובן שלא תמיד אפשר לדייק ולצמצם.

יש מקרים שדווקא יש להרחיב את המעגל. אם לדוגמה הוצעה שיטת מכירות שהיא פנטסטית ויוצרת מכירות רבות, הרבה מעבר לצפי בתכנית, אפשר להרחיב את המעגל, לגייס אנשי מכירות נוספים שיקבלו הדרכה ייעודית על פי השיטה שהוכיחה את עצמה וכך אומנם עלויות כוח האדם ועמלות המכירות יעלו אך במקביל תחול גם עלייה משמעותית בהכנסות החברה וברווחיה כך שמדובר בצעד מבורך ונכון.

ראה מאמר עלות פתיחת עסק

יחידות רווח והפסד בתוך העסק

התכנית העסקית מסווגת את הפעילות לכמה יחידות שכולן אמורות להיות רווחיות . לדוגמה אם מדובר במפעל יצרני העוסק בייצור מזון, כל אחת מהמחלקות אמורה להיות רווחית, העוגיות, החטיפים והקרקרים. בכל חודש מנתחים את הפעילות בכל אחת מהיחידות הללו ורואים את ההכנסות, ההוצאות והרווחים. חשוב לנהל כל יחידה כזו בנפרד ולהבין את הישגיה.

הסתכלות חשבונאית על כל מחלקות המזון כמקשה אחת תחטיא את המטרה כיוון שבמקרים רבים מחלקה אחת היא רווחית והשנייה היא הפסדית ואין יודעים זאת אלא אם חוקרים לעומק כל יחידה בנפרד. חבל שהיחידה הרווחית תסבסד כל הזמן את היחידה ההפסדית. זהו מצב נתון שחייבים לשנותו כי החברה מפסידה רווחיות מהמחלקה הטובה יותר. במצב זה, רצוי לבצע התייעלות מקצה לקצה במחלקה ההפסדית או לסגור אותה .התוצאה הישירה היא רווח מהמחלקות שמוכיחות את עצמן לאור המכירות הגבוהות שלהן ונטרול המחלקות שגורמות להפסדים.

שינויים במערך הלקוחות

התכנית העסקית מבוססת על כמות מסוימת של לקוחות קבועים הרוכשים בכל חודש סחורה בשווי קבוע פחות או יותר. לדוגמה, חמישה לקוחות גדולים שרוכשים בכל חודש בכ- 200,000 ₪ כ"א, ושלושה לקוחות קטנים יותר הרוכשים בכל חודש סחורה בכ-120,000 ₪. ההכנסות הבטוחות החודשיות מכולם יחד הן בסך כ- 1,360,000 ₪. בצפייה בנתונים החודשיים, נראים נתונים חדשים, אחד הלקוחות הפסיק לרכוש סחורה כלל. המסקנה היא שחייבים לשוחח אתו בהקדם ולהבין מה הסיבה לעזיבה, אולי קיבל הצעות מחיר טובות יותר מהמתחרים, אולי הוא מייבא בעצמו סחורה או אולי סגר את העסק. במקביל יש לבדוק אם הוא הותיר חובות במערכת.

אם מסתבר שאחד הלקוחות, הגדיל את מחזור העסקאות החודשי מול החברה, גם אתו חשוב לדבר בהקדם, לבחון מתן הטבות או פעולות אחרות, כדי להגביר אתו את העבודה. מאד חשוב ואקוטי להיות כל הזמן עם היד על הדופק, לעלות מיד על שינויים ובמיוחד לשים לב להתנהלות הכספית של הלקוחות העלולים לסבך את החברה . אם לקוח מתקשה לשלם עבור הסחורה, חוזרות לו המחאות ועתידו הכלכלי לוטה בערפל, יש לנקוט פעולות מידיות לגביה מקסימלית ולשקול להוציא ממנו את הסחורה שנותרה במחסניו כדי לצמצם את הנזקים.

מתחרים חדשים בשוק

כל עסק מצליח סוחף אחריו אנשי עסקים נוספים שרוצים לרכב גם הם על גלי ההצלחה ולכן הם פותחים עסק מתחרה, מייבאים או מייצרים סחורה דומה או זהה ועושים כל שניתן כדי לזכות בנתח מכירות מתוך כלל הצריכה במשק . כניסתם של המתחרים לשוק, עלולה לפגוע משמעותית בחברה הוותיקה ולצמצם את פעילותה העסקית. הנוריות האדומות שנדלקות עקב הסממנים הללו שאינם תואמים את התכנית העסקית, מחייבים את החברה לנקוט פעולות מידיות כדי למנוע נטישת לקוחות.

אפשר להפחית במעט את מחירי המוצרים, לשפר את השירות ולהציע משלוחים מהירים או לחילופין מבצעים חודשיים שידרבנו את הלקוחות לקנות מוצרים במחירים אטרקטיביים. בכל אחת מהשיטות הללו יש לדבוק במטרה מצד אחד, אך לא להפסיד כספים מצד שני. לחשב את עלות המוצר והעלויות הנלוות ולא לרדת מתחת לקו האדום שנקבע, כדי לא ליצור הפסדים שיסבו שינוי לרעה במצבו של העסק לאורך זמן.

שימוש בתכנית העסקית לצורך קבלת מימון לעסק

עסקים רבים זקוקים למימון לצורך המשך פעילותם או לצורך פעילות חדשה. כדי לקדם את התכניות הללו הם פונים לגורמים שונים כמו קרנות בערבות מדינה, לבנקים או לגורמים חוץ בנקאיים כדי לקבל הלוואה ארוכת טווח שתאפשר להם לבצע את השינויים שלהערכתם יניבו הכנסות ורווחים נאים. לצורך קבלת כל הלוואה, נדרשים בעלי העסק להגיש תכנית עסקית אשר בה מפורט כל התהליך החדשני, אם מדובר בנישה חדשה או העמקת הפעילות הקיימת.

המידע המפורט המצוי בתכנית העסקית הוא הבסיס שעל פיו מחליטים הגורמים הפיננסיים אם לאשר את ההלוואה או לא לאשר אותה, מה יהיה גובהה ומה יהיה סך ההחזר החודשי על פי המסוגלות הפיננסית של החברה. לאמינותה של התכנית העסקית יש משקל רב מאד. נציגי המוסדות הפיננסיים בוחנים את התכנית בכובד ראש מכל היבטיה ולאחר מכן הם משוחחים עם מנהלי החברה, שואלים שאלות הבהרה רבות בעניינים השונים המופיעים בה. הרושם הכללי מצורת ההתנהלות בחברה, מהרצינות הרבה של מנהליה, היוזמה והיצירתיות, הם אלה שתורמים בסופו של דבר להחלטה הסופית לגבי ההלוואה.

ראה מאמרים הלוואות לעסקים קטנים, הלוואה לפתיחת עסק .

הבנקים רוצים להיות חלק משמעותי בצמיחה של כל עסק במשך אך עם זאת הם נמנעים מלקחת סיכונים . לכן, נציגי הבנק מעניקים משמעות גדולה לתוכנה של התכנית העסקית ולצפי ההצלחה המוזכר בה. הם מחשבים את הסיכויים להצלחת העסק במתכונתו הנוכחית או בוורסיה החדשה המתוכננת להיות בעסק, אם יתפתחו לנישה נוספת. לאחר שקלול מלוא הנתונים, הם מאשרים את מסגרת האשראי הנראית להם כנכונה ביותר שתעזור לקדם את העסק אך לא תגרור סיכונים מיותרים לבנק במקרה של כישלון.

מחשבה רבה קדימה הושקעה בהכנת ובעריכת התכנית העסקית . אך רק כשהפעילות העסקית מתחילה אפשר לראות אם התכנית היא מושלמת, או חסרים בה נתונים מסוימים. יכול להיווצר מצב, לדוגמה בחברה העוסקת הן בייצור והן בשיווק של מוצריה, שלא נתנו מקום לעלויות נלוות כיוון שחשבו שמדובר בסכומים כספיים זניחים. אך בפעילות השוטפת התברר שהעלויות הללו הן נתח כספי משמעותי שיש לצרפו לעלות המוצר והמכר. במקרה זה לא ביצעו בתכנית העסקית ירידה לרזולוציות מדויקות וזו הייתה טעות. אפשר כעת לבצע את השינויים המתבקשים כדי שהחברה לא תפסיד כספים.

קיימים גם בעלי עסק שאינם נותנים אמון בתכנית העסקית, מבחינתם זה דוח מיותר, הם מנהלים את העסק כמו שהם חושבים, בתחומים מסוימים העסק מצליח ובתחומים אחרים פחות.כל בעל עסק מבין בתחומי העשייה שלו אך יש הרבה נושאים שווקים, מנהליים ואחרים שבהם הוא אינו שולט. לכן הוא שכר אנשים מקצועיים שזו המומחיות שלהם כדי שינתבו עבורו את הדרך להצלחה. בפועל, הוא לא קורא את ההמלצות של התכנית העסקית, הוא גם אינו מעדכן את הנתונים בזמן אמת, ולכן מבצע את הדברים כראות עיניו. הדבר עלול לגרום להפסדים רבים בפעילות העסקית.

בעלי העסקים עובדים קשה ורבים מתוכם נהנים מאד מהעבודה עצמה, מהדינמיקה, האחריות ומהלך הרוח בעסק שהקימו . למרות זאת, החלום הוא לבצע EXIT ולמכור עסק מצליח לגורמים אחרים בארץ או בעולם ולקבל סכומי כסף גדולים במיוחד שיהפכו אותם ואת משפחתם למסודרים. על פי התכנית העסקית, אפשר יהיה לחשב את מכפיל הרווח שהוא זה שמאפשר מכירה בסכומים כה משמעותיים.

אפשרות אחרת שעולה תוך כדי הפעלת העסק היא הכנסת שותף עסקי לעסק, שישקיע בו ממון, אם הוא מאמין בפעילותה העסקית ובסיכויי ההצלחה שלה בהמשך הדרך. לעיתים הצורך בשותף נובע מכספים שהחברה זקוקה להם או עקב צורך בהרחבת המעגל הניהולי כדי לשלוט טוב יותר על הפעולות השונות המבוצעות יום יום בעסק ולצורך בקרה ושליטה מלאה של ההנהלה. התכנית העסקית המוגשת לרוכשים או לשותפים הפוטנציאליים במקרים הללו הן הבסיס לקבלת ההחלטה אם להשקיע בחברה או לא. לכן, חשוב מאד שהתכנית תהיה אמתית, הגיונית וריאלית ולא תורכב מסכומים לא מציאותיים שייצרו אשליות כיוון שלא בטוח שהם אכן יתממשו.

ראה מאמר הסכם מייסדים