הנהלת חשבונות באינטרנט – הכל אונליין

בשנים האחרונות חלה עלייה חדה בשימוש בתוכנות ממוחשבות לניהול הנהלת החשבונות בכל עסק. עסקים רבים זנחו את הפקת החשבוניות הידניות ועברו למערכת רוחבית המאפשרת להם גם לנהל את העסק וגם לבצע את כל מה שנחוץ עבורה בתחום הנהלת החשבונות.

ראה מאמר פתיחת עסק חדש-המדריך המקיף 2023

מערכת הנהלת חשבונות אינטרנטית עושה סדר בעסק, בעל העסק מסוגל לפקח ולראות בכל יום מה קורה בעסק, אילו כספים התקבלו ואילו כספים מתעכבים, מה היו ההכנסות החודשיות, השנתיות ומידע מהותי נוסף.

המערכת האינטרנטית

יתרונות המערכת  – נוחה לשימוש ולתפעול ועוד

בעבר הפיקו העסקים חשבוניות ידניות שכללו גם העתק במקרה הצורך. לא אחת הלקוח איבד את החשבונית והיה צורך לשלוח לו העתק, שהוא קריא פחות כשהוא נשלח מצולם בפקס או סרוק במייל. לעיתים פנקס החשבוניות הלך לאיבוד ואז נעלם כל התיעוד והיה קושי לשחזר אותו, לזכור מיהם הלקוחות שקיבלו חשבוניות, מה היה הסכום בכל חשבונית ובעיקר קושי בביצוע הגביה ללא תיעוד.

כדי שהמידע החשבונאי יהיה מתועד כראוי, עברו מרבית העסקים לביצוע הנהלת חשבונות ממוחשבת שבה כל המסמכים מתועדים, ממוספרים כראוי, אפשר להפיק העתקים, דוחות ומידע מרתק נוסף. שיטה יעילה זו שהייתה בעבר נחלתם בעיקר של עסקים גדולים, עברה לשימוש בשנים האחרונות גם על ידי עסקים קטנים יותר בזכות תוכנות אינטרנטיות, שחלקן חינמיות וחלקן בעלות חודשית נמוכה.

התוכנות של הנהלת החשבונות באינטרנט יוצרות שפע של אפשרויות לטפל בנושא החשבונאי בכל זמן רצוי ובכל מקום שבו המחשב עובד באופן מקוון. מפיק החשבוניות מבצע מטלות שונות של העסק במהלך היום, נכנס גם לתוכנת הנהלת החשבונות ומטפל בכל צורך שקיים. גם אם הגורם המטפל בכך אינו במשרד ועליו לשלוח מסמך כלשהו ללקוח, הוא נכנס לכל מחשב במקום שיש wi fi  ומבצע את המשימה הנדרשת. הזמינות המיידית בכל מצב היא זו שיוצרת נוחות מקסימלית לתפעול הנושא החשבונאי בעסק.

העלויות של תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט הן די זולות, בדרך כלל משלמים עבור השימוש החודשי על פי היקפו והחברות הללו אינן גובות כספים עבור עדכוני תוכנה וממשקים נוספים שהן מחדשות ומוסיפות  מעת לעת. עלות נמוכה זו היא פחותה מהעלויות של הדפסת חשבוניות בבית דפוס או רכישת פנקסי קבלות. הפעלת כל פרמטר בתוכנה זו הוא קל מאוד, כך שכל אדם עם הדרכה קצרה נכנס לעניינים ומייתר לעיתים את הצורך בכוח אדם נוסף. במקרה של תקלה או צורך בהדרכה, צוותי השירות של התוכנה מעניקים שירות on-line.

שימוש בתוכנה ממוחשבת מעלה את ערכו ואת תדמיתו של כל עסק שעובר מההתנהלות הישנה לתיעוד ממוחשב. במיוחד לאור העובדה החשובה שהמסמכים עוברים במייל ואין צורך לבזבז נייר, דבר השומר על איכות הסביבה. התוכנות המתוחכמות מקפידות גם על אבטחת המידע כך שהוא יישמר במחשב, בזכות הגיבוי הקיים על הענן. הסיכוי שחלק מהמידע ייעלם במקרה של קריסת המחשב הוא די נמוך.

חסרונות המערכת האינטרנטית

כמו לכל מערכת, גם למערכת הנהלת חשבונות באינטרנט קיימים חסרונות. אנשים רבים עדיין לא יודעים לעבוד באמצעות המחשב ולכן אינם יכולים לבצע את המשימות הללו. קיימים גם בעלי מקצוע הנמצאים בעיקר בשטח כמו באתרי בניה או תשתיות שבהם אין חיבור זמין לרשת wi fi  ולכן הם אינם יכולים להפיק במקום חשבונית כדי להעביר ללקוח ומחוסר ברירה הם רושמים חשבוניות ידניות או מפיקים חשבונית מאוחר יותר כשהם במשרד או בבית.

קיימות כמה תוכנות העוסקות בהנהלת חשבונות, שפועלות בדרכים די דומות. אדם שמעוניין להפוך את נושא התיעוד בעסק שלו מ-ידני לממוחשב, יבחר את התוכנה הנראית לו כפונקציונלית ביותר לתפעול עבורו וזו המפיקה את מרב המידע הנחוץ לניהול העסק הספציפי שלו. הנקודה המרכזית שיש לבדוק לפני קבלת ההחלטה היא אם מס הכנסה אישר את השימוש בתוכנה זו לאחר שבחן את אופן הפעילות שלה. עדיף לא לרכוש תוכנה שאין לה אישור ממס הכנסה כיוון שבעת ביקורת לא יוכר כל התיעוד הקיים בה.

אופן ההפעלה

בתחילת הדרך, רושמים בתוכנה את כל פרטי העסק. שמו, כתובתו, מספר העוסק מורשה שלו ופרטי ההתקשרות. אלו הם פרטים בסיסיים שיופיעו תמיד בכל המסמכים. קובעים מה יהיה הספרור של המסמכים השונים כדי שלא יהיה בלבול בין סוגי המסמכים. לדוגמה החשבוניות מס יתחילו ממספר 001, חשבוניות המס קבלה יתחילו ממספר 5001, חשבונות עסקה ממספר 8001 וכו'.

בעת הפקת המסמכים השונים, מופיע התיעוד בסדר רץ. החשבוניות נשלחות באופן אוטומטי למייל של מפיק המסמכים או ישירות למייל של הלקוח על פי הקביעה של מפיק המסמכים. בשיטת עבודה זו הפעולות מבוצעות זו אחר זו בסדר כרונולוגי ולוגי. ברוב המקרים לא נשכחים דברים כיוון שהתיעוד מגיע במייל ובשלב זה מקבל המיילים מנתב את המיילים על פי הצורך.

חשבוניות מס / חשבוניות מס קבלה / קבלות/ חשבונות עסקה ועוד

בתוכנות הללו אפשר להפיק את כל סוגי המסמכים הנחוצים בעסק. חשבוניות מס בעת העברת סחורה ללקוח, חשבוניות מס קבלה עבור תשלום שבוצע, קבלות עבור קבלת כספים, חשבונות עסקה המהוות שלב לפני הפקת החשבונית, באמצעותה דורשים את התשלום על פי העבודה שבוצעה ועם קבלת התמורה, יקבל הלקוח חשבונית מס קבלה. כמו כן, אפשר להפיק חשבונית מרוכזת חודשית קבועה עבור ריטיינר, הצעות מחיר, הזמנות רכש ועוד.

אפשר למיין את כל סוגי ההוצאות ולנהל אותן במערכת. סוגי ההוצאות, ערך החשבונית עבור רכישת ציוד או קבלת שירות לאורך כל חודש, סיכומים והשוואות.

הפקדות

יצירת טופסי הפקדה מתוך המידע המפורט שנקלט במערכת בעת הכנת הקבלות או חשבוניות המס קבלה. הדוח המפורט מוכן תוך שניות ואפשר לצרפו להמחאות ולהעבירו לבנק.

בכל רגע אפשר להפיק דוחות מקצועיים ביותר בתוכנה. הזמינות והמיידיות בקבלת הדוחות השוטפים ללא צורך בהמתנה לקבלתם ממנהלת החשבונות או מרואה החשבון החיצוניים, מאפשרים לקבל החלטות כאן ועכשיו. כבר אין צורך להמתין ימים ושבועות כדי לגלות את הבעיות ולשנות הרגלי עבודה. ההחלטות מתקבלות ומבוצעות במיידיות בזכות המידע המפורט.

דוחות רווח והפסד /הכנסות /הוצאות /גרפים – השוואות

היצע נרחב של דוחות קיימים במערכת, דוחות על ההכנסות, ההוצאות, כרטסות של כל אחד מהלקוחות או הספקים, דוחות רווח והפסד, תזרים מזומנים ,ניהול שעות כדי לחייב את הלקוחות, דוח ניכוי מס במקור פרטני לכל לקוח ודוחות רבים נוספים. חשוב שכל בעל עסק ידע להפיק את הדוחות ולהיעזר בהם כדי להגיע למסקנות הנכונות שינתבו את הדרך לשינויים בעסק אם יש צורך.

קל מאוד לבצע השוואות של הנתונים בעזרת הגרפים המופיעים על הצג המראים באופן ברור את התנודות בכל חודש, לדוגמה – רמת ההכנסות בינואר, פברואר, מרץ. כל בעל עסק שרואה את ההבדלים מבין איפה עליו לתת פוש, לאור נקודות התורפה שבהן המכירות היו ירודות.

בעסקים שבהם מנוהל גם המלאי, יופקו גם תעודות משלוח, העברות בין המחסנים, העברות בין המחסנים לסניפים. לכל פריט קיים מספר קטלוגי (מק"ט) או בר-קוד. בשלבים הראשונים מגדירים את הפריטים השונים, מתמחרים אותם ומנהלים את מיקומם במחסנים השונים.

כשהמערכת מכילה את כל המידע הרוחבי, אפשר להפיק בקלות הזמנות, מחירונים, דוחות מלאי על פי ההגדרות הרצויות, לפי סוגי פריטים, מק"ט, מכירות על פי סוג מוצר, מחירים וכו'. המידע נגיש באופן מלא, אפשר להוסיף מוצרים חדשים, להחסיר מוצרים שאזלו מהמלאי, לבצע שינויי מחירים, להקים ולבטל מבצעים, לעדכן כמויות של פריטים שהגיעו מהספקים למחסנים ולשלוט באופן עקבי על רמות המלאי.

התוכנות החדשניות מאפשרות לנהל תזרים מזומנים על פי המידע שנקלט למערכת מתוך הקבלות ומתוך פירוט ההוצאות. כך אפשר לדעת בכל רגע מה תהיה היתרה בבנק במועד מסוים ועל פי צפי זה לקבל החלטות ניהוליות על העמסת הוצאות נוספות או לחילופין על לקיחת הלוואה כדי שלא תהיה בעיה תהומית בחשבון הבנק.

ראה מאמרים תזרים מזומנים/ הלוואות לעסקים.

חיבור למערכת CRM

בחברות רבות עובדים באמצעות מערכת CRM. זוהי מערכת המרכזת את כל מה שקורה בעסק על כל רבדיו ומחלקותיו. כל מי שמורשה להיחשף למידע הרגיש יכול לצפות בו או לבצע הזרמת נתונים. בזכות הניהול המשותף צפות בעיות ומתגלים נושאים שיש לטפל בהם, חלקם אקוטיים ולא היו נחשפים ללא השיתוף העסקי.

דיווחים לרואה החשבון

מדי חודש יש להעביר לרואה החשבון של העסק דוחות המכילים את נתוני ההכנסות עבור הדיווחים והתשלומים למע"מ ולמס הכנסה. אפשר לשלוף באופן אוטומטי מהמערכת את הנתונים ולהעבירם מיידית למייל של רואה החשבון, וכך מדובר בחיסכון משמעותי בזמן.

סליקה באמצעות כרטיסי אשראי – PAYPAL

עסקים קמעונאיים המקבלים תשלומים מלקוחותיהם באמצעות כרטיסי אשראי, מבצעים בקלות את העסקאות הללו תוך הקלדת הנתונים של כרטיס האשראי של הלקוח. המערכת המקושרת למרכזי הסליקה של חברות כרטיסי האשראי מדווחת ברגע האמת אם העסקה אושרה או יש בעיה עם הכרטיס כמו התוקף שלו, נתונים שאינם נכונים, סירוב עסקה או כרטיס גנוב. עבור כספים המועברים לחשבון הבנק דרךPayPal  או bit  מפיקים חשבוניות מס קבלה מייד עם קליטת הנתונים על ההעברות.

ניהול הגביה

מערכות הנהלת החשבונות הממוחשבות מייצרות רשימת גביה שמתעדכנת לאורך כל הזמן, עם קליטת תשלומים מהלקוחות מצד אחד והפקת חשבוניות חדשות מצד שני. רשימת הגביה המעודכנת יוצרת נוחות מקסימלית בעבודה השוטפת. העובדים יודעים עם אילו לקוחות עליהם לדבר כדי לזרז את קבלת התשלומים ומנהל הכספים מודע לסך הכספים האמורים להתקבל ומתי.

השינוי שיצרו התוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט

השימוש במערכות הללו יצרו שינוי של 360 מעלות בתפיסת העולם, באיכות וביעילות התפקוד בכל עסק. בכל שאלה ובכל בעיה שצצה בודקים את הנתונים ויכולים באופן מידי לתת תשובות ופתרונות לכל עניין.

דוגמאות לתוכנות אינטרנטיות

1. app.icount
2.  greeninvoice
3. easydata