שותף עסקי – הדרך המשותפת להצלחה

עסקים קמים כדי לממש חלום שנרקם לאורך שנים רבות בין אחים, בני דודים או חברים טובים. לאורך כל השנים הם ידעו שבשלב מסוים אחרי השירות הצבאי, הטיול הגדול לימודים ועבודה, הם יממשו את החלום ויקימו עסק בתחום ספציפי.

ראה מאמר רעיונות לעסקים .

הגיע הרגע הגדול – פותחים עסק

כשמגיע הרגע הגדול, מתחילים להכין ברצינות את דרך ההקמה והפעילות השוטפת. זה כולל הרבה מאד פגישות עמוקות ורציניות, כל אחד זורק רעיונות, נותנים דוגמאות על עסק זה או אחר ועל שיטת העבודה שלו ולאט לאט מגבשים את הגרעין המרכזי שהוא הבסיס של העסק וסביבו נרקמות שכבות של הפעילות הענפה ברבדים השונים . מכלול הפעילות יוצר עסק פעיל חי ונושם.

הם מעלים את הדברים על הכתב, במסמכים מפורטים, בטבלאות אקסל מורכבות ומתחילה להיווצר התמונה האמתית איך ייראה העסק, מה תהיה שיטת העבודה, היכן יהיה המשרד הראשי, לכמה עובדים הם יזדקקו, מהו ההון הראשוני הדרוש להם על פי התרחיש הפסימי ביותר, אם הם יפעלו כשותפות או כחברה בע"מ ונושאים רבים נוספים.

ראה מאמר עוסק מורשה או חברה

בין המסמכים, הם יוצרים גם את חלוקת העבודה הנראית להם כנכונה וכיעילה ביותר בעסק החדש. על אילו תחומים יחלוש השותף הראשון ועל מה יהיה אחראי השותף השני? המגמה היא לתת לכל אחד מהם לפעול בתחום שבו הוא הכי טוב.אם לדוגמה אחד מהם עבד בעבר כסוכן מכירות שכיר, הוא מכיר את שיטות השיווק החדשניות, את רזי המקצוע שהם הטיפים הגדולים ביותר כדי לקדם עסקאות, הוא מודע לחוזים הנחתמים בין הצדדים כדי לקדם עניינים מהותיים ועוד. לכן הוא מתאים להיות אחראי על כל הצד השיווקי של העסק.

השותף השני שעסק בצבא בפיתוחים תעשייתיים שונים, הוא זה שיהיה אחראי על המפעל, קווי הייצור בו, כוח האדם, שיטות מתוחכמות ויעילות לפיתוח המוצרים ועוד. כשכל אחד מהשותפים אחראי על תחומים מסוימים שהוגדרו מראש, יש פחות אינטראקציה ביניהם וכך גם פחות חילוקי דעות . הם חושבים ומחליטים יחד על נושאים מהותיים בניהול העסק כמו בקשה להלוואה בערבות מדינה, פתרון בעיה עם עובד מסוים וכו'. החלוקה הזו של נטל המשימות בין השותפים, היא הדרך הנכונה להצלחתו של העסק.

ראה מאמר המבנה הארגוני של החברה

בעת החשיבה על הקמת העסק מחליטים ביניהם השותפים אם הם מעוניינים לשלם מכיסם את העלויות המשוערות של הקמת העסק מתוך הכספים האישיים שהם חסכו או הם מעדיפים לבקש מימון. יש מקרים שהשותפים מעדיפים לא להתחיל את הפעילות העסקית בבקשות להלוואות אלא מעדיפים להשקיע סכומים זהים ואישיים כהשקעה ראשונית, שהיא למעשה הלוואת בעלים ולהריץ כך את העסק. אחרים מעדיפים לשמור את חסכונותיהם למטרות אישיות כמו חתונה או רכישת דירה ולכן המהלך הראשוני שהם מבצעים הוא להכין תכנית עסקית ולאחר מכן להגיש בקש להלוואה בערבות המדינה.

ראה מאמרים תכנית עסקית, הלוואות לעסקים, הלוואה לפתיחת עסק, הלוואות לעסקים קטנים

ניהול עסק זו אחריות גדולה, הצעדים הנכונים והיעילים מובילים להצלחה גדולה של העסק והצעדים השגויים יוצרים בו בעייתיות. כשמדובר בעסק קטן, הבעלים מסוגל לנהל באופן אפקטיבי את כל תחומי העשייה בו, אך כשעסק גדל, קשה לאדם אחד לשלוט על כל מכלול הפעילות של העסק. אי טיפול בתחומים מסוימים כהלכה, עלול לגרור להפסד הכנסות פוטנציאליות או טעויות משמעותיות. במקרים רבים, עקב העומס ביום יום לא יוכל בעל העסק לבצע בקרה על כל מה שקורה באופן רוחבי בעסק.

מדוע יש צורך בהכנסת שותף לעסק

אחד הפתרונות במצבים הללו, הוא להוסיף שותף עסקי וכך הנטל והמחויבויות יתחלקו בין שני אנשים. החשיבה היא שכל אחד מהם יטפל בתחומים מסוימים על פי חלוקה שתקבע מראש. התוצאה הישירה והמיידית של חלוקה כזו היא שכל אחת מהנישות תפעל בצורה מיטבית וכל המעטפת של פעילות העסק תנוהל כיאות. המטרה היא שלא יפלו דברים בין הכיסאות ותושג שליטה מלאה של הבעלים בכל רבדי הפעילות . כדאי להצמיד לכל אחד מהשותפים את תחום הפעילות שבו הוא בקיא ושולט היטב כמו מכירות, שיווק, תפעול, אדמיניסטרציה, משאבי אנוש וכו'.

בחירת שותף היא משימה לא פשוטה, שותפות עסקית יוצרת הרבה מאד שעות של יחד בכל יום ואפשר ליצור חיבור אפקטיבי ויעיל מסוג זה רק עם אדם אמין שבעל העסק סומך מאד על יושרו ועל מקצועיותו שהם ללא רבב. כשבעל עסק מגיע למסקנה שלטובת עתידו של העסק, הוא צריך לגייס שותף, הוא מקדיש זמן רב למחשבה למי כדאי להציע את ההצעה העסקית הזו ובוחן כמה אפשרויות רלבנטיות . חבר, אח, קרוב משפחה או אחד העובדים.

שותף עסקי טוב הוא אדם שמחשבותיו ושאיפותיו העסקיות דומות לאלו של בעל העסק, שחשוב גם לו לקדם את העסק, ליצור עסק בריא שעובד באופן נכון כשהמטרה היא למקסם את רווחיו וכך העסק ישגשג ושני השותפים ייהנו מרווחה כלכלית.

הבעלים חושב על היתרונות ועל החסרונות של כל אחד מהשותפים הפוטנציאליים, מכין רשימות, יוצר תרחישים אפשריים לגבי כל מועמד, כדי להגיע למסקנה מי האדם הנכון ביותר לקידומו של העסק. לאחר מכן, כדי לגבש החלטה סופית הוא מתייעץ בנושא זה עם היועצים העסקיים שלו, יועץ ארגוני, עורך דין, רואה חשבון או כל גורם נוסף המקורב לעסק ולבעליו, מכיר את התנהלותו היום יומית ואת הצורך בהרחבת המעגל הניהולי.

שיחה עם השותפים הפוטנציאליים

בשלב הבא, בעל העסק מצמצם את הרשימה למועמדים הבודדים שמסוגלים לדעתו ולדעת היועצים שלו לעמוד במשימה זו והוא מזמן כל אחד מהם בנפרד לפגישה בנושא זה. במהלך השיחה הוא מעלה בפני המועמד את העובדה שהוא מחפש שותף, מפרט את הצרכים של העסק הצומח, את הציפיות הניהוליות והמקצועיות ואת האמון הרב שחייב לשרור בין השותפים. קיימת סבירות שכל אחד מהם יגיב בצורה אחרת להצעה, האחד מתלהב, השני אומר שהוא לא מעוניין לנהל עסק כלל ושלישי יבקש זמן למחשבה.

עם כל המטען הזה, צריך בעל העסק בסופו של התהליך לקבל החלטה מיהו השותף הנכון ביותר עבורו ועבור העסק. אדם בעל תודעת שירות, שמטרות העסק קרובות לליבו, שהוא בעל אג'נדה שתסחוף אחריו את העובדים להצלחות, בעל יחסי אנוש מצוינים, חכם, ביצועיסט, מקצועי בשטח או בעל יכולת למידה מהירה של תחום העיסוק.

אחד החששות הגדולים הוא מחלוקות עתידיות בין שותפים, דבר היכול לגרום לאי נעימויות ולהשלכות ארוכות טווח על העסק. מעבר להסכמים שייחתמו בין הצדדים, חשוב למצוא שותף שהעבודה עמו תזרום, שקיימת כימיה טובה והבנה ביניהם. התקווה היא שהם יעבדו בהרמוניה לאורך שנים רבות לרווחת שני הצדדים ובמינימום מחלוקות, לאור הבסיס האיתן של היחסים הטובים וההבנות ביניהם.

תקופת ניסיון

לאחר קבלת ההחלטה ואם זה מתאפשר, כדאי לקבוע תקופה ראשונית לשותפות שהיא תקופת ניסיון. זאת כדי לראות שאכן אפשר לקדם עניינים, שהדברים זורמים ושהעתיד המשותף נראה מבטיח, כל זאת לפני החתימה על ההסכמים המחייבים, ההודעות לרשויות וכו'. אם לאחר תקופת הניסיון מחליטים הצדדים כי המהלך לא צלח, אז מפסיקים אותו, לפני המחויבויות ארוכת הטווח וכך לא נגרם כל נזק שעלול לפגוע במוניטין של החברה, הפסדים כספיים או עגמת נפש.

סוגי שותפות אפשריים

אם העסק הקיים הוא עוסק מורשה, מצרפים את השותף ופונים לרשם השותפויות כדי לקבל מספר מזהה. השינוי מצריך פתיחת תיקים חדשים ברשויות לאור המספר המזהה החדש ופתיחת חשבון בנק משותף. אם סך ההכנסות השנתיות של העוסק המורשה הן גבוהות, הכנסת השותף היא אפשרות מצוינת להפוך לחברה בע"מ הכוללת שני בעלי מניות, בעל העסק הנוכחי והשותף שמצטרף. אם העסק הוא חברה בע"מ, יוקצו לשותף החדש מניות על פי הסיכום בין הצדדים. נתון זה יירשם גם בהסכם השותפות בין הצדדים.

קיימות כמה שיטות פיננסיות ומנהלתיות להכנסת שותף לעסק:

• תשלום של השותף עבור מחצית שוויו של העסק – כלכלן או רואה חשבון מגדיר את שוויו של העסק על פי הכנסותיו, המוניטין שלו, צפי הפעילות העתידית שלו ומכפיל הרווח. אם הצדדים מסכימים כי זהו אכן השווי, מתבצעת בדיקת נאותות שמטרתה לוודא שאכן כל הנתונים שנמסרו לשותף הם נכונים ומלוא המידע שהועבר הוא אכן אמיתי.

בדיקת הנאותות כוללת בדיקות חשבונאיות מקיפות של הדוחות השונים, התכנית העסקית והתחזיות השונות. כמו כן, שיחות עם בעל העסק ובכירים נוספים ושקלול כל הנתונים. אם להערכת נציגי השותף הפוטנציאלי, השווי הנדרש הוא נכון, השקיפות המלאה של הנתונים בבדיקת הנאותות הוכיחו זאת ללא ספק, מקדמים את תהליך השותפות.

אם השותף חושב שהדרישה הכספית היא מוגזמת, מתבצעת התמחרות עד שמגיעים להסכמות על גובה התשלום. אם אין הסכמה, יכול להיווצר מצב שהעסקה לא תצא לפועל בסופו של דבר.

• כניסה של שותף ללא עלות כספית – קיימים מקרים שבהם בעל העסק מציע לאדם מסוים להצטרף לעסק כשותף ללא תשלום כלל. הסיבה לכך היא העובדה שאדם זה מביא אתו ידע ששווה כסף.

זה יכול להיות ידע מקצועי בתחום העיסוק, בניהול נכון של העסק, בקידום תהליכי מכירה, קשרים עסקיים שיניבו מכירות, או כל יכולת אחרת ששווה כסף לעסק ותקדם אותו באופן משמעותי .

• כניסה של שותף שהוא עובד בעסק ויעביר תשלום בגין השותפות בעתיד – אם בעל העסק מעוניין מאד באדם מסוים שעובד בעסק לאורך שנים רבות, הוכיח את מקצועיותו ואת הלויאליות שלו לעסק, הוא יכול להציע לו אופציה זו.

אם העובד מעוניין לקדם את עצמו ולהצטרף כשותף בעסק אך אין לו ממון, אפשר להציע לו שותפות בדרך ייחודית . יוחלט מראש מה יהיה הנתח הכספי שישלם העובד בעתיד תמורת חלקו בעסק, יוחלט על גובהו של כל תשלום ועל לוח פריסת התשלומים.

במהלך החודשים או השנים לפעילות המשותפת המוצלחת, יקבל השותף החדש משכורות או דיבידנדים. מתוך ההכנסות הללו הוא יפריש את הסכומים שנקבעו מראש ויעבירם לבעל העסק בהתאם להסכם השותפות. כך, תוך פרק זמן מסוים, יעמוד השותף החדש בכל התחייבויותיו ויהפוך לשותף פעיל בעסק.

בשיטה זו קיים מצב של win win situation, השותף החדש ייעשה כל שניתן כדי לקדם את הדינמיקה של העסק, ליצור הכנסות גבוהות, לבצע פיתוח עסקי ולשפר את המוניטין כדי שהעסק יוכל לעמוד בתשלומים גבוהים לשותפים וכך יאפשרו לו לרכוש את חלקו.

השותף החדש מביא עמו רוח חדשה, רעיונות חדשניים ושינוי חיובי. אדם בעל ניסיון רב שהוכיח את יכולותיו במקומות אחרים או בעסק זה, מסוגל לבצע מהפך חיובי בזכות שיטות עבודה מתוחכמות, ניצול נכון של תנאי השוק, תפעול חסכוני, שימוש נכון במשאבים או בכוח האדם וכו' .

בשורה התחתונה, השינוי יוצר במקרים רבים ניהול יעיל יותר, ירידה ברמת ההוצאות, עלייה בהכנסות ובאווירה הרבה יותר נעימה ופרודוקטיבית. שלל היתרונות הללו משפר את תזרים המזומנים ואת רמת הרווחיות של העסק ויוצר תחושה שנרקם הסכם עם השותף הנכון שהגיע בזמן הנכון ביותר לעסק. לעומת זאת, אם נבחר שותף שאינו מתאים לאג'נדה של העסק, הוא עלול לשבש מהלכי עבודה, לפגוע במוניטין שלו ולסכן את קיומו של העסק.

קביעת התוואי המשותף

לצורך הכנת הסכם השותפות, יחליטו ביניהם השותפים על תוואי הדרך החדשה. רכישת מניות, מטרות העסק החזון, אופן ההתנהלות, דרך קבלת ההחלטות, חלוקת הסמכויות, חובות והתחייבויות, קניין רוחני הכרעות בנושאים שונים, דרכי התנהלות במקרים של מחלוקות, מה עושים כשאחד מהשותפים רוצה לפרוש או חלילה נפטר ועוד.

ההנחיה הכללית והחשובה היא שחתימה על הסכמי שותפות ומייסדים היא אקוטית ולא מדובר בתשלום מיותר לעורך הדין, אלא בצעד חשוב ביותר. לא מומלץ לחתום על זיכרון דברים כי ברוב המקרים הוא לא יכלול את כל הסעיפים הנדרשים ובמקרים של מחלוקות, מסמך זה לא מכיל מראש את כל הדרכים לפתרון המשבר. הצדדים מעבירים לעורך הדין את כל ההחלטות שמקובלות על שניהם. בנוסף לכך עורך הדין מסביר להם נקודות רבות ומציע להם אילו סעיפים נוספים הוא ממליץ לכלול מראש בהסכם כך שתהיה תשובה לכל תרחיש אפשרי.

אי חתימה על ההסכמים המהותיים האלו עלולה ליצור חוסר וודאות וסכסוכים עמוקים במקרים של מחלוקות. ההתדיינות המשפטית הכרוכה בגיוס עורך דין על כל המשתמע מכך תעלה לכל אחד מהשותפים סכומי כסף הרבה יותר גבוהים מהעלות של עריכת ההסכמים הבסיסיים ולכן חתימה על ההסכמים היא תנאי הכרחי לקיומה של השותפות.

תוכנו של הסכם מייסדים

הסכם המייסדים הוא הקרקע המוצקה היוצרת את התשתיות הנכונות לקיומה של השותפות. כשמעוניינים לחזק את המערך הקיים יש לתת לשינוי תוקף חוקי והסברים מפורטים ביותר בכל תחום של עשייה שהשותפות תיגע בו. התנהלותו החדשה של העסק בוורסיה של השותפות מושתתת על הסכם זה ונשענת עליו, כל סדק שיוצר ישפיע רבות על התפקוד השוטף.

הסעיפים המהותיים בהסכמים:

• אם מדובר בחברה, אופן חלוקת המניות, כמה מניות ואילו סוגי מניות יקבל השותף החדש.
• קביעה מדוקדקת ומפורטת של חלוקת הסמכויות והתפקידים השונים בין השותפים כך שכל אחד מהם יתמקצע בנושאים ספציפיים ויבצע בהם את הטיפול האולטימטיבי. מכלול התפקידים של כל אחד ייצור יחד טיפול מיטבי בכל תחומי הפעילות כדי שלא יישכח ולא יטופל אף רובד.
• בנושא חלוקת הרווחים, יש לקבוע בשלב ראשון אם יש רצון למשוך את הרווחים או להשאיר את הכספים בעסק לצורך הון חוזר, פיתוח העסק וצמיחתו. בנוסף לכך, אם מחליטים למשוך את הרווחים יש לקבל החלטה אם למשוך הכול או את גודלו של החלק היחסי.

אם השותפות היא זהה משיכות הכספים יהיו בשיעור % 50 לכל אחד מהשותפים אך אם השותפות אינה זהה והשותף החדש רכש % 30 מהמניות אזי חלוקת הרווח תהיה % 70 לבעלים ו- % 30 לשותף החדש.

• בכל יום מתקבלות החלטות רבות בעסק. יש לקבוע דפוס התנהלות קבוע בסיטואציות שחוזרות על עצמן כדי לחסוך זמן מיותר, לדוגמה, אם מדובר במפעל יצרני, יש לאשר לעובדים המעוניינים לעבוד שעות נוספות להישאר במפעל בתום יום העבודה כדי לעמוד בזמני האספקה של הפריטים שהוזמנו וגם כדי לאפשר לעובדים להגדיל את משכורותיהם.

יש לקבוע מנגנון התנהלות בנושאים כספיים הקשורים לעסקאות בסכומים גבוהים, הלוואות, מימון, רכישת פריטים שערכם הכספי גבוה כמו משאית או מכונת ייצור, יבוא כמות גדולה של סחורה עקב העלאת מחירים צפויה וכו'.

• אם מדובר בחברה, לכל אחד מבעלי המניות קיימות זכויות וחובות. יש להגדיר מראש מהן הזכויות והחובות כדי לא ליצור מצבים שבעל המניות לא ידע את מלוא הזכויות והחובות ולכן לא פעל על פיהן ובמיוחד בכל הקשור להתנהלות בבנק.
• עתידו של העסק טמון בשמירה על קניינו הרוחני, בשמירה על סודיות הפעילות העסקית שלו, האסטרטגיה השיווקית, מחירים, תנאים מסחריים עם ספקים ועוד. השותף החדש מחויב לשמור על הנתונים הללו ובשום מקרה לא להפיץ או להעביר אותם לגורמים העוסקים בתחום דומה כיוון שהוא מחבל בעמוד השדרה של החברה.
• אם החברה נקלעה לבעיות פיננסיות או נוצרו מחלוקות עקרוניות בין השותפים לאחר תקופת מה והוחלט לסיים את הפעילות העסקית ולפרק את החברה, יש לקבוע מראש את אופן פירוק החברה. מה קורה עם הנכסים, הכספים והחובות.

מה הנוהל לגבי המשך קיום עסק זהה על ידי אחד מהשותפים שמעוניין להמשיך לעבוד מול הלקוחות הקיימים באמצעות חברה אחרת שיפתח. איך תתבצע ההתחשבנות בין השותפים ומהי שיטת התחשיב שעל פיה יפעלו. כל הנקודות הללו נקבעות מראש ואם יש צורך, מופעלות הנקודות הללו על פי השלבים הרשומים בהסכם היסוד.

אם קיים חשש ולו הקטן ביותר על העיקרון של הכנסת שותף לעסק, אפשר לחשוב על מהלך ביניים. קביעת אחד העובדים המוכשרים כמנהל בכיר בעל סמכויות נרחבות בתחום שבו הוא מטפל ביום יום . אדם זה יהיה יד ימינו של בעל העסק ויתוגמל בהתאם. מצב זה קורה במקרים שבהם בעל העסק חושש שיהיה לו קשה לעבוד במצב שהוא לא בשליטה מלאה כיוון שהשותף החדש יהיה בעל דעה, עניין וסמכות בתחומים שונים בתוך העסק.

לאנשים רבים המצב החדש יהיה קשה מנטלית ולכן במקרים הללו עדיף לקדם אדם שכיר שינהל אפיקים שונים במשרד או במפעל ועדיין ידווח ויזדקק לאישורו של בעל העסק. כך מצד אחד הבוס הוריד מעט מהנטל שהיה מוטל עליו אך במקביל הוא ממשיך להיות בשליטה מלאה.