תזרים מזומנים – הבסיס לעסק תקין

תזרים מזומנים הוא היסוד לניהול עסק תקין ללא קשר לגודלו, עוסק מורשה או חברה. תזרים המזומנים הוא כלי ניהולי ראשון בחשיבותו, כיוון שאחת המשימות המהותיות המוטלות על מנהל של כל עסק הוא לדאוג למצבו התקין של חשבון הבנק, אם החשבון נמצא ביתרת זכות זה מצוין ואם הוא ביתרת חובה, חשוב שיימצא בתוך מסגרת האשראי שאושרה ולא יחרוג ממנה.

תזרים מזומנים כולל נתונים כספיים רבים חלקם קבועים, מקצם משתנים או צפויים. כל בעל עסק בוחר את דרך ההתנהלות הנוחה עבורו להכנת הדוח, אם על ידי טבלאות אקסל מפורטות או לחילופין על ידי שימוש בתוכנות ייעודיות כמו ביזיבוקס, סימפל, קאש-אפ, אמיר ועוד.

כדאי להיות עם הרגליים על הקרקע, לראות ולהפנים את כל מה שקורה ויקרה בפן הפיננסי בתקופה הקרובה ולכן נהוג להכין דוח לשלושה חודשים קדימה תוך ביצוע עדכונים יום יומיים של הנתונים החדשים.

התזרים כולל את כל ההוצאות וההכנסות בעסק, חלקם נתונים קבועים וידועים מראש, חלקם נתונים שהם אומדן או צפי.

• הוצאות קבועות – הוצאות חודשיות כמו שכר דירה, החזר הלוואה וארנונה אשר אינן משתנות באופן מהותי, הנתונים הללו נרשמים בכל חודש .
• הוצאות משתנות – ההוצאות כוללות את סך ההמחאות שניתנו לספקים השונים לכל תאריך ערך וצפי של תשלומים נוספים שיהיה על העסק לשלם ליתרת הספקים, על פי ההתנהלות המסחרית.
• הכנסות – ההכנסות כוללות את ההמחאות שהתקבלו מהלקוחות השונים והן נמצאות בכספת או הופקדו כבר בבנק כהמחאות דחויות, לקוחות החייבים כספים, על פי דוח גיול החייבים וכספים נוספים שהעסק אמור לקבל ממכירות שוטפות או עבור מכירות שבוצעו באמצעות כרטיס אשראי.

כל נתון שנרשם בתזרים כאומדן או כצפי, חשוב שיהיה מציאותי ולא מופרך כך שלא ייצור שינויים קריטיים בתזרים. עדיף תמיד להיות זהירים ולכתוב הכנסות פחותות והוצאות מעט גדולות יותר כדי להיות ערוכים לכל תרחיש.

הדוח מתריע על סיכונים, אם הם קיימים כמו לדוגמה פיגור של לקוחות מסוימים בהעברת הכספים שעלולים להפוך ולהיות חובות מסופקים או אבודים. גביה מאומצת תעלה לעסק ממון עקב ההוצאות הנלוות לכך הכוללות טיפול מיוחד של העובדים כדי לקבל את הכספים בהקדם או הליכי גביה חריגים כמו הוצאה לפועל באין ברירה, הגוררים גם הוצאות משפטיות ואגרות לא מתוכננות.

תזרים המזומנים הוא לב ליבו של העסק ולכן באחריותו של בעל העסק להיות פעיל ומעורב מאד בנושא זה, לעבור עליו בתכיפות, לוודא את מצב החובות ולראות מהו צפי היתרות בבנק במועדים שונים במהלך החודש והחודשים הקרובים.

כדאי לעבור על התזרים בזמנים קבועים לדוגמה כל יום שני בבוקר, לנתח את הדוח, לבדוק נתונים, לוודא שעובדי הנהלת החשבונות לא שכחו לרשום כל פרט ולהיות כל הזמן עם היד על הדופק. אם על פי התזרים נראה כי בעתיד הקרוב צפויות בעיות אשראי בנקודות זמן ספציפיות יש להיערך לכך בהתאם ולבצע מראש כמה מהלכים, כמו לדוגמה:

• העמקת הגביה. שיחות עם החייבים, הגעה של העובדים אל החייבים כדי לגבות את הכספים ולסגור את החובות.
• מבצעי מכירות שייצרו הכנסות לעסק. אם מדובר בעסק קמעונאי הפונה ישירות לצרכנים במכירה ישירה בחנויות או באתרי האינטרנט, מבצע מכירות רחב היקף המוזיל את המוצרים באופן משמעותי, יסחוף לקוחות לבצע קניות לא מתוכננות.

רוב הקניות מתבצעות היום באמצעות כרטיסי האשראי ולכן הכספים הללו יופקדו תוך פרק זמן קצר יחסית לחשבון הבנק של החברה, על פי ההסכמים עם חברות האשראי. בעת צורך קריטי בכספים יכולים בעלי העסקים לבקש מחברות האשראי גם העברת כספים במועד מוקדם יותר וברוב המקרים הדבר יקרה בהיקפים מסוימים.

• יש לבצע קיצוץ בהוצאות מיותרות כמו מעבר למשרדים קטנים יותר, פיטורי עובדים שאינם כה נחוצים ובקרה קפדנית על כל הוצאה והוצאה כדי לא להגיע למצבים שבהם יהיה קשה או בלתי אפשרי לשלם אותם.
• אם מדובר במצב זמני שאינו מצביע על בעיה פיננסית בעסק, אפשר לשקול הזרמת כספים לחשבון הבנק באמצעות הלוואה מהבנק, הלוואה בערבות מדינה או הלוואה ממקור חוץ בנקאי. ראה מאמר הלוואות לעסקים/ לעסקים קטנים/לפתיחת עסק.

לחילופין אפשר לבצע ניכיון של המחאות דחויות שהעסק קיבל מהלקוחות וכך יוזרמו סכומי כסף מיידים לחשבון הבנק במקום שהם ייכנסו בעוד פרק זמן מסוים על פי מועד הפירעון של ההמחאות .

עסקים מבקשים מסניף הבנק מסגרת אשראי (אוברדרפט) קבועה. הבנק מחליט על גובה מסגרת זו על פי ההתנהלות בחשבון העסקי לאורך תקופה, אופן ההתנהלות של בעלי העסק(,)רמת הרצינות והאחריות שלהם וקריטריונים נוספים של רמת הסיכונים של הבנק מול הלקוח.בשקלול כל הנתונים, מקבל הלקוח אישור לאשראי בגובה מסוים. זהו הקו האדום שמעבר אליו, אי אפשר למשוך כספים. כדי לא להגיע למצבים קריטיים מומלץ ליצור קו ביניים ירוק שלא עוברים אותו כדי שהחיץ יהיה מקדם ביטחון.

אם לדוגמה מסגרת האשראי היא 500,000 ₪, הרי שהקו הירוק הוא 400,000 ₪ ובעל העסק עושה כל שניתן כדי לא לעבור קו מסוכן זה. תזרים המזומנים הוא סמן ימני המגן על הפעילות הפיננסית של העסק, מקבע אותה לתוך נתיב שאין לסטות ממנו.

ראה מאמר פתיחת חשבון בנק – כיצד עושים זאת בצורה נכונה

אם תזרים המזומנים מצביע על בעיה כלשהי שתגיע במועד קרוב אם לא ייכנסו כספים לחשבון הבנק, יש לעשות כל שניתן כדי לפתור אותה באופן מידי. אל לבעלי העסקים לשקוע באשליות שהבעיה תיפתר מעצמה, שפתאום ייכנסו כספים ממקור זה או אחר או כל חשיבה אחרת. אפשר למצוא פתרון לכל בעיה אם מדובר בעסקים עקביים ובעלי יכולות עסקיות . לכן, יש לטפל בבעיות הללו ללא דיחוי כדי לא להעמיק את הצרה העלולה לגרום לבעיות רציניות הרבה יותר בהמשך קיומו של העסק.

מהותו של תזרים המזומנים עולה בקנה אחד עם התכנית העסקית בה מפורטת הדרך הכלכלית שיבצע העסק בשלבים השונים מהקמתו ולאורך שנות פעילותו. חריגה מדרך הביצוע או שינוי למסלול חדש עלולים ליצור שינויים בהכנסות או בהוצאות של העסק ולכן יש לשקול את המהלכים הללו בכובד ראש, לתכנן אותם באופן אסטרטגי במועד המתאים לכך ולהיערך כיאות מהבחינה הכלכלית כדי שלא יהיו הפתעות. ראה מאמר תכנית עסקית.

עסקים רבים בכל סדר גודל, מעסיקים יועץ כלכלי המנתב את דרכם כדי שהעסק יהיה מצליח, יהיו לו הכנסות מהענף הכלכלי שבו הוא פועל שיובילו לרווחים נאים. אחד מתפקידיו של יועץ זה הוא לעקוב גם כן, על מה שמתרחש בתזרים המזומנים ובעקבות מסקנותיו להציע שינויים ודרכים חדשות .האפשרויות הן באופן ההתנהלות המסחרית, שינויים אסטרטגיים שיובילו לשיטות שיווק או מכירה חדשניות, או לחילופין לעצור פעילות כלכלית שגורמת הפסדים כספיים לעסק ביחידת רווח והפסד ספציפית כדי לא להעמיק את הבעיה.