עבודה מהבית – איך מגייסים עובדים?

תקופת הקורונה יצרה מהפך בתרבות הארגונית בעסקים רבים. עד פרוץ המשבר, העובדים הגיעו מדי בוקר למשרד או לאתרים הקשורים לחברה כמו חנויות בקניון, אתרי בנייה ומקומות נוספים בהתאם לתחום העיסוק של החברה

לאור הסגר שהוטל על כל המדינה במהלך אפריל, ההנהלה של כל חברה הייתה צריכה ליצור תוך פרק זמן קצר התנהלות בפאזה אחרת וזאת כמעט ללא זמן של היערכות. ברוב העסקים המגמה הייתה שהעבודה תימשך מהבית, למעט מי שעוסק בתחום שהדברים אינם אפשריים כלל, כמו לדוגמה הטבחים והעובדים במסעדות, בחנויות, במפעלי התעשייה, בחברות התעופה ועוד.

ההנהלות הבינו שמדובר בבעיה שתתקיים לפרק זמן משמעותי ולטווח הארוך ולכן היה עליהם לקבל החלטות מהירות וענייניות של אופן ניהול העסק מהבית. רוב העובדים נדרשו לעבוד במשרה מלאה מהבית, כדי שההתנהלות העסקית תמשיך להתקיים והחברה תצליח לשרוד גם בתקופה יוצאת דופן זו.

כדי לנהל זאת באופן שוטף, נקבעו ישיבות בזום במקום ישיבות רוטיניות במשרד. אט אט כל העובדים והמנהלים התרגלו לשיטה החדשה והישיבות קיבלו אופי זהה, בוצעו סיעור מוחות, נקבעו משימות אישיות, התקבלו החלטות ונקבע לוח זמנים למפגשים הבאים, כדי לראות מה בוצע, אם היו קשיים ומה נותר לביצוע בכל אחד מהפרויקטים.

שיטת העבודה היום יומית מול המחשב נותרה כפי שהייתה בעבר, כל אחד מהעובדים היה עסוק בביתו במילוי המטלות שהוטלו עליו ובסיומן שלח אותן לגורמים הרלוונטיים.

המצב החדש הצריך הגברה של הפיקוח והבקרה על העובדים כדי לוודא שהם אכן עובדים בשעות העבודה שנקבעו להם, במיוחד לאור העבודה שהילדים הקטנים היו בבית ובאופן טבעי היה צורך לטפל בהם לאורך כל היום.

בתקופה כה קשה כל הוצאה כספית היא משמעותית, מצד אחד אף מנהל לא רצה לשלם שכר לעובד שאינו מבצע את המוטל עליו ומצד שני כל מנהל היה מעוניין שכל העובדים יבצעו את מלוא התפקידים כדי שהעסק ימשיך להתנהל, למרות המצב המיוחד במשבר הקורונה.
אחד האמצעים שסייע למנהלים בסוגיה קשה זו, הוא רכישת תוכנה שמנהלת את המשימות כשהעובדים נמצאים במשרד, בבית או באתרים הקשורים למקום העבודה.

המנהל רואה באופן שוטף את שעות העבודה של העובד, מתי הוא התחבר למחשב ומתי סיים את יום העבודה שלו.

מעבר לכך הוא רואה באופן רוחבי כמה משימות סיים כל עובד מתוך האתגרים היומיים שהוצבו בפניו, מה מצב ההתקדמות שלו בכל אחד מהמיזמים, תוך כמה זמן יסיים העובד להערכתו את מה שנותר לו. בדרך זו יכול המנהל לנתב באופן יעיל ביותר את העבודות השונות שהעובדים אמורים לבצע בהתאם למומחיות של כל אחת מהפונקציות ואיש איש על פי תפקידו.

המנהל יוצר איזון כך שלכולם יהיו די מטלות, החשיבה היא שלא יוצרו פקקי תנועה שיעצרו פעילות המשך, או לחלופין מצבים שלאחד העובדים אין מטלות כלל.

בזכות סנכרון זה, המנהל יודע בכל דקה את רמת ניהול המשימות ובהתאם לכך מסיק מסקנות ומבצע את השינויים הנדרשים, התוספות והעברת המשימות בין העובדים בזמן אמת

העבודה מהבית יצרה יעילות רבה, כיוון שהעובדים חסכו את זמן הנסיעה בכל בוקר לעבודה ובסוף יום העבודה הביתה. אצל עובדים רבים מדובר לפחות בשעה של נסיעה לכל כיוון כך שמדובר בזמן נסיעה מבוזבז שנותב אף על פי של עשייה.

מעבר לכך, רוב העובדים הרגישו שעליהם לתרום לעסק הרבה יותר בתקופה מיוחדת כיוון שכל עסק עושה כל שניתן כדי לשרוד.

כל עובד מעוניין לשמור על מקום העבודה שלו שמעניק לו פרנסה ולכן רבים מהם העניקו שעות עבודה רבות יותר מהנדרש בכל יום, הם סגרו פערים בערב לאחר שהילדים הלכו לישון וכך מילאו בדרך כלל את מלוא האתגרים שהוצבו בפניהם. מטרת העל הייתה לקדם תהליכים שיובילו ליצירת הכנסות ולשיתופי פעולה עם גורמים אחרים שיובילו בסופו של דבר להגברת ההכנסות וכך תישמר היציבות העסקית.

ניהול העובדים מהבית גרר מצבים עסקיים שונים שחייבו את ההנהלה לקבל החלטות עסקיות קשות. אם לדוגמה אחד מתחומי הפעילות פסק לחלוטין כמו השלכה של עיסוק הקשור לענף התיירות, לא היה מנוס מלהודיע לחלק מהעובדים שהם יוצאים לחופשה ללא תשלום, או מפוטרים.

מדובר בהחלטה קשה מאד, אך מכיוון שהעובדים הללו אינם יכולים לעבוד מהבית כיוון שהפעילות נחסמה לחלוטין, לא הייתה כל ברירה והנהלת החברה המשיכה להעסיק רק עובדים שתחום העיסוק שלהם מאפשר להם לעבוד מהבית.

בכל חברה חיפשו להרחיב את תחומי הפעילות שלהם לנישות חופפות כדי להגביר את ההכנסות, כך הם הרחיבו לדוגמה את היצע המוצרים שהם מציעים באתר האינטרנט ללקוחות החברה. הם התמקדו במוצרים שנחוצים בתקופת הקורונה כמו מסיכות ופריטים נוספים, במטרה להגביר את ההכנסות היום יומיות.

העבודה מהבית אינה כה פשוטה ובמיוחד עבור בעלי המשפחות. לכן הנהלות רבות ביקשו להביע תודה אישית לעובדים על העבודה המאומצת בתקופה המאתגרת ולכן רבים מהם שלחו להם משלוחים מלאים כל טוב הביתה.